7 claves para que un evento tenga gran repercusión

Escrito por Made in KNR el . Posteado en Blog

postknr20140509

Son muchos los aspectos a tener en cuenta cuando organizamos un evento y queremos que tenga el mayor impacto posible más allá del lugar donde se realiza. Los medios digitales son los mejores aliados para conseguir una gran difusión. El sitio web, las redes sociales, el streaming, etc. ¿Cómo valernos de estas herramientas? Vamos a analizar algunos aspectos:

El sitio web

El diseño de un buen microsite o landing page promocional, atractiva y con la información al evento de manera detallada, ofrece gran libertad a la hora de explicar el evento, presentar a los ponentes, mostrar el lugar, el programa, enlace a la adquisición de entradas, etc. Es la carta de presentación al mismo y el lugar donde se centraliza gran parte de la comunicación y la información con los asistentes tanto antes como durante y después del evento.

No hay que olvidarse de incluir los botones de compartir en redes sociales, ya que ayudarán a tener una mayor difusión.

La difusión previa

Una manera de hacer atractivo el evento antes de que se celebre es calentar antes con contenido acerca de lo que se va a vivir en el evento. Breves entrevistas a los ponentes, posts con contenido exclusivo, asistentes confirmados, etc., aumentarán el interés de las personas por asistir al evento. Para difundir este contenido y llegar al mayor número de posibles asistentes ya sea de forma presencial o en el streaming son de gran ayuda las redes sociales.

El hashtag

El hashtag servirá para seguir la conversación tanto a los asistentes como a aquellas personas que no han podido acercarse al evento y lo sigan por las redes sociales y por streaming.

Es recomendable que sea corto, memorable, que se explique por sí sólo, que sea claro… Pero no es de extrañar que, a lo largo del evento, surjan hashtags paralelos haciendo alusión a otros aspectos interesantes o con el único fin de resaltar algún aspecto de la organización.

La cobertura en directo por streaming

Uno de los principales objetivos de un evento es llegar al mayor número de personas posibles. Esto beneficia en gran medida a los patrocinadores, colaboradores, ponentes y organizadores. Para llegar al máximo número de personas y conseguir una gran difusión el mejor aliado es el streaming, es decir,  hacer una retransmisión en directo vía web. La cobertura del evento por Internet multiplica de manera exponencial su alcance, y consigue llegar a rincones y personas de otra manera difícilmente alcanzables.

Se podría decir que ya no hay eventos locales. Con la retransmisión en streaming, el evento alcanza carácter global y permite a las personas que no han podido acercarse al evento (por no poder desplazarse hasta la ciudad o el país donde se celebra, por incompatibilidad de horarios, etc.) seguirlo como si estuvieran presentes, comentarlo a través de las redes sociales e, incluso, participar en el mismo lanzando preguntas a los ponentes con la ayuda del hashtag y la dinamización.

Además, el streaming podrá quedar bajo demanda al acabar el acto a disposición de asistentes, ponentes, invitados y cualquier persona interesada en los contenidos del evento. Es decir, no sólo permite poder seguir el evento en directo sino que ofrece la posibilidad de revivirlo una vez concluido, rememorar los momentos más relevantes y volver a escuchar, comentar y compartir en los medios de comunicación social las ponencias más interesantes, con todos los beneficios que esto conlleva para sus organizadores y participantes.

Monitorizar la audiencia del streaming para saber cuándo se conectan y se desconectan a la retransmisión ayuda a la organización a saber qué ponentes o momentos del evento son más interesantes y poder tomar decisiones con más criterio para futuros eventos.

No es de estrañar que la retransmisión por streaming sea una de las opciones más valoradas y tenidas en cuenta en la organización de eventos.

El wifi para los asistentes

Es imprescindible asegurarse de que el sitio donde se va a celebrar el evento disponga de una buena red wifi a la que se puedan conectar los invitados y que puedan publicar sus tuits, fotos, vídeos y demás contenidos alrededor del evento que ayudará a que este gane relevancia.

Tener una red wifi a disposición de los asistentes les permitirá interactuar entre ellos y los conferenciantes y conectarse y conocerse a través de las redes sociales para poder entablar una conversación posterior en persona en la que comentar los aspectos más interesantes del evento.

La monitorización

La conversación en un evento puede concurrir sobre los aspectos más insospechados. Desde el tema de una ponencia o el lugar en el que se está celebrando el acto.

Una de las funciones del hashtag es la de monitorizar. Hay que vigilar la conversación tanto en el hashtag oficial como en los paralelos comentados anteriormente para mejorar los aspectos del evento.

Si el lugar dispone de una pantalla de gran tamaño, es muy útil para poner un backchannel con los tweets que se generan bajo el hashtag del evento. Esto ayuda a animar la conversación en tiempo real ya que los asistentes ven reflejados sus comentarios en la pantalla y permite que el hashtag oficial adquiera más relevancia.

Una vez finalizado el evento

Durante los días posteriores al evento podemos recopilar las fotos realizadas durante el mismo, redactar un post resumen y poner bajo demanda el streaming de las diferentes ponencias para que las pueda ver cualquier persona, haya o no asistido al acontecimiento.

Todo este contenido nos servirá para aportar contenido en los diferentes canales que usemos para nuestra comunicación  y que el evento gane repercusión de cara a su siguiente edición.

En definitiva, si utilizamos los recursos que nos aporta la web 2.0 para dar a conocer previamente nuestro evento, difundirlo en el momento que se realiza y crear contenido adicional una vez concluido, conseguiremos una mayor repercusión y resultados en torno al mismo.

Etiquetas:, , , , , , , ,